Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 jest obowiązkowy dla wszystkich firm wystawiających faktury VAT w Polsce. Stajnia jeździecka nie jest wyjątkiem — jeśli wystawiasz faktury (a wystawiasz, bo karnety, pensjonat, lekcje), musisz wystawiać je przez KSeF.
Co się zmienia
Do tej pory mogłaś wystawić fakturę w Wordzie, wysłać PDF mailem i wpisać do księgi przychodów. Od lutego 2026 — nie. Każda faktura musi:
- być wystawiona w formacie ustrukturyzowanym (XML zgodny z FA(3))
- być wysłana bezpośrednio do KSeF przez sieć rządową
- dostać numer KSeF (unikalny identyfikator)
- być doręczona klientowi przez KSeF (nie mailem)
Konsekwencje braku zgodności: kara 100% wartości VAT podatku należnego od faktury, plus brak możliwości odliczenia VAT przez klienta.
Co to oznacza dla Twojej stajni
- Excel + Word przestaje działać jako rozwiązanie do faktur
- Klient nie dostanie PDFa do skrzynki — dostaje fakturę w swoim panelu KSeF
- Korekty (np. zwrot karnetu) idą przez KSeF
- Eksport do księgowej się zmienia — z “wyślij PDFy mailem” na “udostępnij przez KSeF”
Jak to robi Hovera
Wysyłka do KSeF 2.0 w FA(3) certyfikatem Twojej stajni, bez dodatkowego middleware. Certyfikat KSeF (albo podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną) wgrywasz raz w ustawieniach. Potem:
- Klikasz “Wystaw fakturę” w Hoverze
- Klikasz “Wyślij do KSeF” przy fakturze; system sam buduje XML FA(3) i podpisuje logowanie Twoim certyfikatem
- Gdy KSeF przetworzy fakturę, numer KSeF i UPO zapisują się przy niej (status odświeżasz przy fakturze)
- UPO pobierasz jednym kliknięciem
Bez Twojego ingerowania w XML i bez przepisywania faktury do aplikacji MF. Faktury proforma i faktury RR do KSeF nie idą. Firmy transportowe w Hoverze wysyłają faktury do KSeF tokenem KSeF swojej firmy.
Co możesz zrobić już teraz
- Sprawdź, w jakim systemie wystawiasz faktury — czy umie wysyłać faktury do KSeF 2.0 w FA(3)
- Jeśli używasz Excela / Worda — masz 9 miesięcy na zmianę. Nie zostawiaj na ostatnią chwilę
- Powiadom księgową — ona też musi mieć KSeF-ready system
- Klientów biznesowych (firmy) — uprzedź, że od lutego dostaną fakturę przez KSeF, nie mailem
Czy mogę przetestować KSeF zanim stanie się obowiązkowy?
Tak. MF udostępnia środowisko testowe KSeF, na którym faktury nie mają skutków podatkowych. W ustawieniach KSeF w Hoverze wybierasz środowisko (testowe, demo albo produkcyjne), wgrywasz certyfikat i przyciskiem “Sprawdź połączenie z KSeF” sprawdzasz, czy logowanie przechodzi.