Pour une écurie sportive, le suivi des concours FFE est un casse-tête récurrent : engagements à valider, frais à refacturer aux propriétaires, départs à confirmer, résultats à archiver. Une trentaine de cavaliers × 15 concours par an = 450 dossiers individuels.
Les 5 étapes d’un engagement bien géré
1. Sélection du concours
Le coach choisit les épreuves adaptées à chaque couple cavalier-cheval. À ce stade, vérifier : qualifications acquises, vaccinations à jour (3 ans pour la grippe + 6 mois si rappel non fait), licence FFE valide.
2. Engagement sur FFE Compet
L’engagement doit être validé 7 à 10 jours avant le concours. Frais d’engagement : 25-50 € par épreuve en CSO Club, 60-150 € en Amateur, plus en Pro.
3. Refacturation au propriétaire
Le coût se compose de : engagement + transport + location de box + frais de coach. À ventiler proprement. Beaucoup d’écuries oublient de refacturer le forfait coach (50-80 €/jour) ou le facturent en perte.
4. Confirmation de départ
48h avant : confirmer la présence côté FFE. Toute défection après confirmation = engagement non remboursé. Prévoir une politique d’annulation côté écurie aussi.
5. Archivage des résultats
Chaque épreuve génère un classement. Garder une trace par cheval (parcours réalisés, fautes, classement) permet d’évaluer la progression et de justifier auprès du propriétaire.
L’erreur classique : sous-facturer
Le calcul brut « engagement + transport divisé par le nombre de partants » oublie : usure du camion (0,40 €/km amortissement), assurance trajet, repas, heures supplémentaires du coach. Une journée de concours coûte en réalité 350-500 € à l’écurie. Si vous facturez 200 € au propriétaire, vous perdez de l’argent.
La grille tarifaire saine
- Engagement : refacturé au coût réel
- Transport : 0,80-1,20 €/km, divisé par le nombre de chevaux transportés
- Box invité : refacturé au coût réel + 10% gestion
- Forfait coach : 60-100 €/jour par cavalier
- Frais administratif : 15-25 € par engagement
Comment Hovera vous aide
Le module Sport gère : qualifications par couple, engagements groupés via API FFE, refacturation automatique des frais (transport, engagement, coach) selon votre grille. Plus de tableurs, plus d’oublis.