Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten seit 2015. Bei einem Reitstall mit 30+ Pferden und Reitschule sind sie keine Theorie — Steuerprüfer kontrollieren regelmäßig.
Die fünf Säulen der GoBD
1. Vollständigkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst sein. Die typische Falle: Bareinnahmen aus Stunden, die im Heft notiert und vergessen werden. Wenn der Prüfer 100 € Differenz zwischen Kassenbuch und Kontoauszug findet, gibt’s Ärger.
2. Richtigkeit
Daten müssen korrekt gebucht sein. Ein Reitkursverkauf gehört nicht in „sonstige Erlöse”, sondern zu „Erlöse Reitschule”.
3. Zeitgerechtigkeit
Buchungen innerhalb von 10 Tagen. Die Praxis: viele Reitställe buchen erst Ende Quartal beim Steuerberater. GoBD-widrig.
4. Ordnung
Belege müssen logisch geordnet sein, mit fortlaufender Nummerierung. Eine Schuhschachtel mit Belegen aus 12 Monaten reicht nicht mehr.
5. Unveränderbarkeit
Einmal gebuchte Daten dürfen nicht spurlos geändert werden. Wenn du eine Excel-Tabelle mit Einnahmen pflegst und Werte überschreibst — nicht GoBD-konform. Es muss eine Versionshistorie existieren.
Was Prüfer im Reitstall konkret kontrollieren
Kassenführung
- Fortlaufendes Kassenbuch (täglich, nicht monatlich)
- Soll-Ist-Differenzen täglich nachvollziehbar
- Kassendatenträger / Kassen-Z-Bons für 10 Jahre archiviert
Reitkarten und Vorauszahlungen
Kritisch: Reitkarten sind Anzahlungen, keine Erlöse. Erst beim Verbrauch wird daraus ein Erlös. Wer das vermischt, hat falsche Umsätze deklariert.
Pension und Pferdesteuer
Bei der Pension trennen: Boxenmiete (Erlös), Futter (durchlaufender Posten je nach Vertrag), Tierarztkosten (durchlaufender Posten).
Kassenfremde Belege
Zahlungen über PayPal, SumUp, Stripe — die müssen als digitale Belege importiert sein, mit Beleg-PDF und Buchungssatz verknüpft.
Aufbewahrungspflicht
- Rechnungen ein- und ausgehend: 10 Jahre
- Kassenbücher: 10 Jahre
- Geschäftsbriefe: 6 Jahre
- Verträge (Pension, Reitbeteiligung): 10 Jahre nach Vertragsende
Was Hovera dir abnimmt
Hovera hat keine GoBD-Zertifizierung und keine DATEV-Schnittstelle. Was Hovera tut: Rechnungen werden als PDF im System abgelegt, Änderungen an Rechnungen stehen im Änderungsprotokoll, und JPK_FA(3) für die Buchhaltung bereiten wir auf Anfrage vor. Ob das für eine Prüfung nach GoBD genügt, klärst du mit deinem Steuerberater — Hovera ersetzt keine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware.
Tipp: viele Reitställe sind bei der Prüfung „überrascht”, obwohl die Anforderungen seit 2015 gelten. Eine Vorab-Stichprobe einmal pro Jahr macht den Unterschied.
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